Drei Tipps für erfolgreiche PowerPoint-Präsentationen, die oft übersehen werden

Presented by Sennheiser

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Wer gut präsentieren kann, hat bessere Karrierechancen. Ob in Bewerbungsprozessen, bei Kundenterminen oder firmeninternen Events – PowerPoint-Präsentationen sind nicht mehr wegzudenken. Wer überzeugen will, muss nicht nur gute Slides zusammenstellen, sondern die Inhalte auch entsprechend rüberbringen. Oft fokussieren sich Berufstätige dabei auf oberflächliche Design-Tipps und vergessen die viel wichtigere innere Haltung, die einer erfolgreichen Präsentation zugrunde liegt. Was Sie wissen sollten, um sich optimal auf Ihre nächste PowerPoint-Präsentation vorbereiten zu können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Präsentations-Tipp Nr. 1: Richten Sie den Aufwand nach der Bedeutsamkeit der Präsentation

Dieser Punkt wird sehr gerne übersehen, wenn es um Tipps und Tricks zu Präsentationen geht. Denn die perfekte (PowerPoint-)Präsentation zu erstellen ist eine Sache, dabei effektiv zu arbeiten eine ganz andere. Wenn Sie die perfekte 30-minütige Präsentation vorbereiten wollen, kann das theoretisch Tage oder Wochen in Anspruch nehmen. Fuchsen Sie sich in eine design-intensivere Slide-Show Software wie Canva oder Prezi rein, suchen Sie zu allen Ihren Angaben Quellen und visualisieren Sie die Daten in schicken Grafiken, so wird der Prozess unglaublich umfangreich. Es kann aber sein, dass Ihnen genau so ein Meeting bevorsteht, in dem der Zeitaufwand sich lohnt. Zu den ganz besonders wichtigen Meetings gehören:

  • Vorträge vor sehr vielen Personen (z. B. beim Jahrestreffen der gesamten Firma). Was Sie hier sagen und zeigen, muss perfekt sein, da es hunderte oder tausende von Menschen in ihrem Denken und Handeln beeinflussen wird.
  • Vorträge, bei denen es um sehr viel Geld geht (z. B. Präsentationen vor möglichen Investoren oder einem sehr großen potentiellen Neukunden). Hier entscheiden die kleinsten Lücken in der Darstellung möglicherweise über Millionenbeträge.
  • Sowohl bei Meetings vor vielen Personen, als auch bei Präsentationen, die über sehr hohe Geldbeträge entscheiden, ist die Hebelwirkung besonders stark. Mit anderen Worten: von diesen Präsentationen hängt einfach extrem viel ab. Daher können hier keine Kosten und Mühen gescheut werden.

Aber die meisten PowerPoint-Präsentationen entscheiden weder über die Mitarbeitermotivation von hunderten von Menschen, noch über den Verbleib von Millionenbeträgen. Daher lohnt es sich schlicht und einfach nicht, Ihnen zu viel Zeit und Mühe zu schenken. Meetings auf der anderen Seite des Spektrums sind:

  • Lunch and Learn-Präsentationen, bei denen der Präsentierende in der Mittagspause ein Thema vor ein paar Kollegen vorstellt.
  • Zusammenfassungen von KPI-Erreichung in einem wöchentlichen Team-Meeting
  • Von diesen Präsentationen hängt wenig ab. Auch wenn sie nicht stattfinden würden, hätte das nur eine geringe Auswirkung auf Unternehmenserfolg oder Zufriedenheit der Mitarbeiter. Diese Meetings sollten sich innerhalb weniger Stunden vorbereiten lassen. Teilweise gibt es Vorlagen, die genutzt werden können oder bestehende Slides vom letzten Mal, die einfach angepasst werden können. Hier innovative neue Ansätze auszuprobieren lohnt sich nicht.

Bevor Sie also anfangen, sich Tutorials zu den neuesten Präsentations-Tools anzusehen, setzten Sie sich einen zeitlichen Rahmen, in dem die Präsentation erstellt und eingeübt werden sollte. Unten finden Sie eine Graphik zur Orientierung.

Präsentations-Tipp Nr. 2: Keine Angst vor dem Publikum

Wenn wir vor einer Menschenmenge stehen, egal ob persönlich oder virtuell in Online-Meetings, steigt unsere Anspannung. Die meisten Menschen empfinden Vorträge und Präsentationen als Stresssituation und ca. 25% leiden sogar unter Angst vor öffentlichen Reden. PsychologyToday erklärt in diesem Beitrag von 2017, warum das so ist. Zum einen spielt die Prädisposition des Sprechers für Nervosität eine Rolle, hinzu kommen Erfahrung und Kompetenz. Wer sich selbst als guten Sprecher einschätzt, viel Erfahrung mit Präsentationen und Vorträgen hat und ohnehin selten nervös wird, hat enorm gute Karten.

Oft überschätzen Präsentierende laut des Artikels aber die Bedeutung der Präsentation und machen sich deshalb sprichwörtlich verrückt. Wird der Vortrag als Bedrohung für das eigene Image oder gar das Vorankommen in der Karriere empfunden, sind Angst und Nervosität verständliche Reaktionen. Wer davon ausgeht, dass das Publikum die Darbietung an sich und weniger den Inhalt bewertet, macht es sich zusätzlich schwer.

Hier hilft nur eins: stellen Sie sich die Präsentation als eine ganz normale Unterhaltung vor. Wenn Sie einer Kollegin in der Kaffeeküche von den Inhalten erzählen würden, wären Sie auch dann aufgeregt?

Oder würden Sie sich vielmehr darauf konzentrieren, ihr die wichtigsten Punkte verständlich zu machen, um zu ihr durchzudringen? Eine Präsentation ist an sich nichts anderes als das. Nur, dass sie vor einer größeren Gruppe an Menschen sprechen.

Hinzu kommt, dass die Zuhörer sich wünschen, dass sie erfolgreich sind. Erinnern Sie sich an die zahllosen Meetings zurück, in denen Sie sich die Präsentationen anderer angesehen haben. Wenn die Vortragende ins Stocken kommt, wollen Sie ihr nicht zuflüstern, was als nächstes kommen sollte? Spannen Sie sich nicht gleichzeitig mit an, wenn eine PowerPoint-Folie einen offensichtlichen Fehler enthält? Genauso wie Sie darauf hoffen, dass Ihre Kollegen erfolgreich sind, ist Ihnen Ihr Publikum wahrscheinlich ebenfalls wohlgesonnen. Selbst in Bewerbungsgesprächen ist es das Ziel der Personalverantwortlichen, einen guten Kandidaten zu finden. Ihnen ist daran gelegen, ein erfolgreiches Gespräch mit Ihnen zu führen und die Stelle zu besetzen.

Halten Sie sich also immer vor Augen, dass Ihnen niemand Böses will und stellen Sie sich die Zuhörerschaft als Fans und nicht als vernichtende Kritiker vor.

Präsentations-Tipp Nr. 3: Fixieren Sie sich nicht auf das Design der PowerPoint-Präsentation

(aber wenn Sie nicht anders können, hier ein paar Tipps)

Wie wichtig ist es denn nun, dass die PowerPoint-Präsentation gut designed ist, heraussticht und beeindruckt? Die Meinungen darüber gehen auseinander, wie Olivia Mitchell durch die Gegenüberstellung von Zitaten von PowerPoint-Experten zeigt. Wir würden sagen, dass die Basis für den Erfolg einer PowerPoint-Präsentation durch Design und eine einwandfrei funktionierende Technik geschaffen wird. Sie können keine gute PowerPoint-Präsentation halten, wenn nicht zumindest folgendes gegeben ist:

Professionelle, gut lesbare PowerPoint-Folien

  • Nehmen Sie Abstand von den Default-Einstellungen in PowerPoint (typische Schriftarten, Design-Vorlagen und Farben der PowerPoint-Formen)
  • Nutzen Sie professionelle Schriftarten und viel “White Space”, also Leerräume auf Folien
  • Achten Sie auf eine visuell ansprechende Ausrichtung der Elemente auf den Folien (im Zweifel einen Designer fragen)
  • Weitere Tipps finden Sie in diesem Beitrag von HubSpot.

Technische Hilfsmittel wie Mikrofon und Meeting-Tools wie Skype oder Zoom, die korrekt funktionieren

  • Testen Sie die Technik vor der Präsentation
  • Bringen Sie immer einen zusätzlichen Datenträger mit der PowerPoint-Präsentation und / oder Ihren eigenen Laptop mit

Gute Vorbereitung und Durchdringung des Themas der Präsentation

  • Gehen Sie die Präsentation mit anderen durch und stellen Sie sicher, das Thema selbst auch wirklich erfasst zu haben

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, entscheidet das PowerPoint-Design nicht über den Erfolg Ihrer Präsentation. Im Endeffekt zählt nämlich, ob Sie eine Verbindung zu Ihrem Publikum aufbauen können und deren Interesse am Thema wecken können. Ein schlechtes Design der Slides oder versagende Technik können Stolpersteine darstellen. Wenn diese aber aus dem Weg geräumt sind, gewinnen Sie mit Rhetorik und Charisma viel mehr als mit schicken Schriftarten und Animationen.

Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zu Präsentationstechniken für Business-Meetings.